Hello! Không ngờ tới đúng không? Thường thì đây là nơi mình đăng bản dịch truyện của mình là chủ yếu, tuy nhiên thì, do chỉ có trang này là mình hay đăng nhất nên là... sao không tận dụng nó để làm một bài tổng hợp gì đó nhỉ? Và... bài này ra đời!
Thì, như tiêu đề ở trên thì, mình sẽ (trong khả năng của mình) tổng hợp tất tần tật mọi tính năng và cách sử dụng của chúng trên Microsoft Office bản 2024 (hình như bản LTSC cũng áp dụng tương tự được ấy). Bài đầu tiên này của mình sẽ tập trung vào Microsoft Word trước nhé.
Mục đích thì thực ra cũng không phải gọi là cao siêu cho lắm, chủ yếu mình cũng chỉ muốn tổng hợp lại, gom lại thành một để nữa kiếm lại cho nó dễ, nhưng nếu bạn có hữu duyên đọc được nó, thì coi đây như là cẩm nang hay gì đó không biết nữa, cũng tuỳ vào mục đích sử dụng của bạn.
Okay, liên miên thế đủ rồi, mình nhường lại phần bên dưới cho những thông tin cần thiết nhé!
Mục lục
- Mục lục
Soạn thảo văn bản
Các nội dung ở phần này đều sẽ tập trung chủ yếu vào phần soạn thảo văn bản, chủ yếu bao gồm các tips để định dạng văn bản sao cho nhìn phù hợp hơn tuỳ nhu cầu và mục đích của văn bản mà bạn đang muốn hướng tới.
Giờ, cùng bắt đầu thôi nào!
-------------------------------------------------------
Cố định vị trí của hình ảnh
Microsoft Word thường hay tự điều chỉnh vị trí hình ảnh dựa trên nội dung bạn nhập. Chèn thêm bên trên thì hình đi xuống dưới, chèn thêm bên dưới thì... nó vẫn ở đó. Nhưng mà nếu như, bạn muốn hình ảnh mà bạn chèn vào nằm cố định tại vị trí mà bạn muốn, cho dù bạn có thêm cái quái gì đi nữa, thì sao?
Có 3 cách mà bạn có thể làm để cố định vị trí của hình ảnh.
- Cách 1: Đặt mật khẩu cho ảnh:
Với cách này, ta sẽ sử dụng tính năng Restrict Editing (tạm dịch: Hạn chế chỉnh sửa) để chặn không cho chỉnh sửa nội dung nào đó trừ khi bạn nhập đúng mật khẩu đã được thiết lập từ trước. Cách làm như sau:
+ Bước 1: Bạn chọn hình ảnh mà bạn muốn cố định vị trí, rồi chọn Review > Restrict Editing (nằm ở nhóm Protect).
+ Bước 2: Lúc này mục Restrict Editing sẽ xuất hiện ở phía bên phải màn hình. Có hai kiểu "khoá" hình ảnh mà bạn có thể lựa chọn:
- Formatting restrictions: giới hạn thay đổi kiểu định dạng cho hình ảnh.
- Editing restrictions: cho phép hoặc không cho phép một số kiểu định dạng nhất định với hình ảnh.
Ở đây mình sẽ đi sâu hơn vào từng tuỳ chọn. Nếu bạn đã hiểu các tuỳ chọn và muốn skip ngay đến bước kế tiếp, hãy ấn vào đây. Rồi, ta bắt đầu nào.
1. Formatting restrictions (các hạn chế về định dạng):
Khi bạn chọn kiểu giới hạn này, bạn có thể ấn vào Settings... để thiết lập các định dạng mà bạn muốn chặn. Lúc này, hộp thoại mới sẽ hiện lên, cho phép bạn thiết lập sâu hơn.
- Recommended Minimum: các tuỳ chọn được chú thích (recommended) sẽ được cho phép chỉnh sửa, còn lại là chặn
- None: không cho phép chỉnh sửa bất kỳ định dạng nào
Ở phần Formatting, ta có:
- Allow AutoFormat to override formatting restrictions: Không quan trọng bạn đặt giới hạn định dạng như nào, AutoFormat vẫn có thể áp dụng định dạng đó theo điều kiện đã thiết lập từ trước.
- Block Theme or Scheme switching: (chưa rõ chức năng)
- Block Quick Style Set switching: (chưa rõ chức năng)
Lưu ý: Sau khi áp dụng hạn chế, nếu hình ảnh của bạn có định dạng bị chặn, sẽ có hộp thoại hiện lên yêu cầu bạn xác nhận rằng có muốn loại bỏ định dạng bạn muốn chặn không.
2. Editing restrictions (các hạn chế về chỉnh sửa):
Khi bật tuỳ chọn này lên, bạn sẽ có thể thiết lập phạm vi chỉnh sửa của người truy cập hình ảnh và thiết lập ngoại lệ (hạn chế không áp dụng lên người dùng bạn chỉ định, nếu bạn muốn).
- No changes (Read only): Không được phép chỉnh sửa
- Tracked changes: Chỉ có thể theo dõi thay đổi của hình ảnh
- Comments: Chỉ có thể bình luận lên hình ảnh
- Filling in forms: Chỉ có thể điền đơn(?)
3. Start enforcement
Vậy là bạn đã đến đây! Sau khi đã thiết lập xong hạn chế, ấn Yes, Start Enforcing Protection để bắt đầu.
+ Bước 3: Vì mục đích của chúng ta là cố định hình ảnh thôi, nên bạn có thể chọn nhập mật khẩu hoặc không. Sau đó bạn nhấn OK để xác nhận.
(khi không đặt mật khẩu thì ai cũng có thể dừng hạn chế lên hình ảnh, nên nếu tệp của bạn có nhiều người dùng, bạn có thể đặt mật khẩu để ngăn không cho họ thay đổi vị trí hình ảnh nếu như không biết mật khẩu)
+ Bước 4: Trong trường hợp bạn muốn thay đổi vị trí hình ảnh sau này, tại hội thoại Restrict Editing (lặp lại bước 1 nếu muốn mở lại hộp thoại này), ấn Stop Protection và nhập mật khẩu (nếu có) để dừng hạn chế.
- Cách 2: Khoá vị trí thông qua Layout Options:
Đây là cách đơn giản nhất trong cả ba để cố định vị trí của hình ảnh. Các bước thực hiện như sau:
+ Bước 1: Nhấp vào hình ảnh mà bạn muốn cố định vị trí. Ấn vào biểu tượng Wrap Text ở kế bên hình ảnh.
+ Bước 2: Hộp thoại Layout Options của Wrap Text hiện lên. Chọn Fix position on page để cố định vị trí ảnh.
- Cách 3: Chèn watermark vào tài liệu:
-------------------------------------------------------
Mục lục
Mục lục, ta thấy chúng ở khắp nơi. Sách giáo khoa, truyện nhiều chương, giáo trình... thậm chí bài viết cũng có đấy! Chúng giúp chúng ta có thể xác định được vị trí của nội dung mà ta cần tìm, ở trang nào, tiêu đề như nào, mà không cần phải lật đi lật lại từng trang một... trên sách là thế, chứ trên web thì nhấp vào phần muốn đến trên mục lục là đến được rồi. Bạn thử chưa?
Anyway, bạn có bao giờ tự hỏi cách để tạo ra mục lục một cách hiệu quả nhất mà không cần phải gõ thủ công từng mục một hay không? Bạn đến đúng nơi rồi đó!
Để có thể tạo được mục lục, bạn cần thực hiện hai thứ: một là đánh dấu mục lục, hai là tạo mục lục. Đánh dấu mục lục là sao? Đánh dấu các chỉ mục, cái nào nằm trên cái nào, nằm ở vị trí nào, phân bậc ra sao các thứ... Có các chỉ mục rồi thì mới tạo mục lục được. Bước này phải làm cho đúng, nếu không sẽ gặp nhiều lỗi phiền toái lắm đấy. Dưới đây là các bước chi tiết.
1. Đánh dấu mục lục
Ta có hai cách để đánh dấu mục lục, một là dùng style có sẵn từ Word, hai là đánh dấu riêng.
1.1. Dùng style có sẵn từ Word
Ngay tại tab Home, ở nhóm Style có một loạt các style có sẵn mà bạn có thể sử dụng, trong đó bạn nên chú ý đến các style Heading như hình dưới đây. Bạn có thể chọn kiểu Heading bạn muốn tuỳ vào cấp độ của từng tiểu mục mà bạn đang muốn đánh dấu.
1.2. Đánh dấu riêng
Ngoài cách trên ra, bạn cũng có thể dùng tính năng Add Text của Table of Contents. Đây là cách để sử dụng nó:
- Bước 1: Bôi đen vào dòng mà bạn muốn đánh dấu rồi chọn tab References > Add Text (trong phần Table of Contents).
- Bước 2: Chọn phân cấp mà bạn muốn cho dòng đó (cao nhất là Level 1, thấp nhất là Level 3).
2. Tạo mục lục tự động
Bước chuẩn bị đã xong, giờ đã đến lúc tạo mục lục rồi. Hãy làm theo các bước sau đây:
- Bước 1: Trỏ chuột vào vị trí mà bạn muốn tạo mục lục, rồi ấn References > Table of Contents (ở nhóm cùng tên).
- Bước 2: Tại hộp thoại vừa xuất hiện, bạn có thể chọn mẫu mục lục có sẵn, hoặc ấn vào Custom Table of Contents... để tự tạo kiểu mục lục mà bạn muốn.
Sau khi thành công, ta sẽ có được mục lục như dưới đây.
3. Cập nhật mục lục
Trong trường hợp bạn có thực hiện thay đổi gì đó liên quan đến tiêu đề trong mục lục (nội dung, vị trí trang...) thì bạn có thể cập nhật mục lục để đáp ứng với những thay đổi đó (hoặc bạn có thể làm một thể rồi tạo mục lục từ đầu, nhưng mà, ai biết đâu được?). Đây là cách để cập nhật mục lục:
- Bước 1: Chọn References > Update Table (ở nhóm Table of Contents).
- Bước 2: Một hộp thoại mới hiện ra. Tuỳ vào mức độ cập nhật và nhu cầu định dạng, bạn có thể chọn 1 trong 2 kiểu cập nhật:
+ Update page numbers only: Chỉ cập nhật số trang. Dùng khi bạn không thay đổi gì về định dạng, nội dung tiêu đề mà chỉ đơn giản thay đổi số trang chứa nó.
+ Update entire table: Cập nhật toàn bộ bảng, từ nội dung, phân cấp, cho đến số trang,
Sau khi xong thì nhấn OK để xác nhận. Chúng ta sẽ có kết quả như hình dưới.
(Để xoá mục lục, chọn References > Table of Contents. Trong hộp thoại vừa xuất hiện, chọn Remove Table of Contents)
-------------------------------------------------------
Khởi chạy Safe Mode
Vào một ngày đẹp trời, đột nhiên Word của bạn bị lỗi các tiện ích mở rộng hay mấy template tự nhiên không dùng được chẳng hạn, thế thì phải làm sao giờ? Nhiều người có thể sẽ nghĩ đến việc cài lại Word (đồng nghĩa với việc cài lại cả Office), nhưng trước khi cài, có thể bạn muốn cân nhắc dùng Safe Mode trước đấy.
Safe Mode này là gì? Về cơ bản nó cũng như Safe Mode của Windows, nó là một môi trường riêng biệt, chỉ có các driver và tiến trình của hệ thống được khởi chạy để bạn có thể nghiên cứu sửa các lỗi do phần mềm thứ ba hay do virus gây ra, hay đơn giản là khi boot Windows ở chế độ thường không được và bạn cần boot trong Safe Mode để dùng tạm thời kiểu vậy. Với Safe Mode của Word (Office), nó sẽ cho bạn biết có những phần nào bị lỗi và nó sẽ cố để sửa những lỗi đó, không gây ảnh hưởng đến tiến trình chung của hệ thống.
Vậy làm sao để mở Safe Mode này? Có hai cách:
- Cách 1: Bạn giữ nút Ctrl và nhấp vào Word. Một hộp thoại sẽ hiện ra (như hình dưới). Để khởi chạy trong Safe Mode, nhấn Yes.
- Cách 2: Bạn chạy câu lệnh sau (từ hộp thoại Run, Command Prompt hoặc Powershell đều được):
winword /safe
(trường hợp câu lệnh trên không chạy, có thể bạn sẽ phải đến đường dẫn chứa file .exe đó, xong nhập câu lệnh trên từ đường dẫn đó thông qua Command Prompt hoặc Powershell)
Lúc này, cửa sổ Microsoft Word trong Safe Mode sẽ hiện ra.
(có thể sẽ bổ sung thêm trong tương lai)
0 nhận xét:
Đăng nhận xét